Papierloses Büro durch konsequente Digitalisierung ?

In unserem Job als IT-Dienstleister für Unternehmen sprechen wir mit unseren Kunden über die Digitalisierung von Unternehmensprozessen, das automatische Versenden von elektronischen Rechnungen und Ansätze von Green by IT. An anderer Stelle stellen wir hingegen immer wieder fest, wieviel Papier man im Büroalltag doch noch verwendet.

Deshalb fragen wir: Wieviel Wunsch und wieviel Wirklichkeit hat das papierlose Büro im Jahr 2017 eigentlich?

Das papierlose Büro wurde vor über vierzig Jahren „erfunden“. In einem bis heute viel zitierten Artikel eines amerikanischen Wirtschaftsmagazins wurde 1975 die Zukunftsvision erstmals formuliert: Ab Anfang der 1980er Jahre, so die Prognose, werde sich die im täglichen Geschäftsablauf benötigte Papiermenge aufgrund fortschreitender Digitalisierungsmöglichkeiten drastisch reduzieren. Um 1990 herum werde man vorwiegend an computergestützten Arbeitsplätzen mit elektronischen Dokumenten arbeiten – das Büro der Zukunft werde ein „paperless Office“ sein.

Während einige Annahmen für unseren heutigen Arbeitsalltag erstaunlich treffsicher eintrafen, wie „Ferseher ähnliche Bildschirme“, über die es möglich sein werde „durch simplen Knopffdruck“ die komplette Firmenpost in Dateiform auszulesen, wartet das „papierlose Büro“ immer noch auf seine vollständige Ankunft in der Realität.

Trotz aller eingetroffenen Digitalisierung betreiben wir munter Papierverschwendung und holzten dafür noch bis 2012 weltweit Baumbestände in der Größe der Landfläche Kroatiens ab.

Quelle: Verband Deutscher Papierfabriken / WiWo

Papierlos arbeiten seit 1990?

Wir drucken aus, was das Zeug hält, schreiben unsere Ideen auf Notizzettel und malen uns To-Do-Listen und Brainstormings auf Papier…

Und Deutschland ist im Papierverbrauch pro Kopf und Jahr ganz vorne mit dabei.

Während ich mich für meine Recherche durch das umfangreiche – digital verfügbare! – Infomaterial arbeite, frage ich mich nach dem Warum? Warum ist das Papierlose Büro auch nach vierzig Jahren offenbar noch immer mehr Wunsch als Wirklichkeit? Und könnte – ja müsste – das nicht eigentlich längst ganz anders sein? Oder sind wir vielleicht näher dran an der Verwirklichung dieser Vision, als Viele glauben?

Wozu braucht man eigentlich überhaupt noch ein Blatt Papier?

  • Zum Schreiben?

    Es gibt Tablets, Netbooks, Convertibles und andere mobile Eingabegeräte, auf denen sich prima jeder Gedanke festhalten lässt.

  • Zum Archivieren?

    Es gibt digitale Archive, die überall verfügbar gemacht werden können.

  • Zur Korrespondenz für Kunden und Lieferanten?

    Die selbstverständlich gewordene Nutzung von E-Mails macht den Postverkehr – auch für Unternehmen – nach und nach überflüssig.

  • Für Verträge, Steuerunterlagen und sonstige Dokumente?

    Dokumente, die eine Unterschrift benötigen, könnten mithilfe digitaler Signaturen heute auch juristisch und /oder buchhalterisch sicher erstellt werden, ohne das ein Ausdruck erforderlich ist. Könnten… Hier gibt es auch von Ämter und Behörden noch einige Hürden.

Arbeiten ohne Zettel, Stift und Ausdrucke

Tatsächlich stieg der Papierverbrauch in den Büros dieser Welt seit Ende der 1980er Jahre noch einmal massiv an: Dank der Möglichkeit, die neuartigen digitalen Dokumente bequem am PC-Arbeitsplatz ausdrucken und so wieder in altvertrauter analoger Form verfügbar machen zu können… 😉

Stark für das „Papierlose Büro“ machen sich im deutschprachigen Raum u. A. die Initiatoren der Paperless Pioneers Conference , die auch ein gleichnamiges Infoportal betreiben und der Blogger und Unternehmer Lars Bobach, der sich seit Jahren intensiv mit den Möglichkeiten des digitalen Arbeitens auseinandersetzt. International existiert sogar ein offizieller World Paper Free Day (dieses Jahr am 06.November).

Im „papierreduziert arbeiten“ sind wir heute eigentlich schon recht weit.

Eigentlich. Denn zwischen Theorie und Praxis klafft – wie so oft – eine große Lücke. Das hat wahrscheinlich – so lese ich bei meiner Recherche immer wieder – einserseits sehr viel mit dem Festhalten an liebgewonnenen Gewohnheiten zu tun.

Andererseits spielen aber gerade auf Unternehmensebene auch bürokratische Hürden, der schiere Aufwand (personell und finanziell), den größere Veränderungsprozesse notwendigerweise mit sich bringen und sogar einige Entwicklungen der Digitalisierung selbst eine Rolle. So hatten etwa die Visionäre von 1975 den Siegeszug der kostengünstigen Desktop-Drucker seinerzeit überhaupt nicht auf dem (digitalen) Zettel gehabt.

Trotz Gewohnheiten und einigen Hürden spricht so manches dafür papierlos zu arbeiten. Das Arbeiten ohne Stift, Zettel und Ausdrucke wird schließlich immer bequemer und damit auch leichter umsetzbar. Für den einzelnen Anwender ebenso wie für ein komplettes Unternehmen. Vorausgesetzt: Die entsprechenden Tools und Geräte stehen allen Mitarbeitern zur Verfügung,  sind bedienfreundlich, sicher und effizient einsetzbar – und erfüllen vor Allem ihren Zweck.

Wie wird mein Büro das Papier los?

Von durchdachtem Drucken, digitalisierter Kommunikation und Whiteboard-Recycling

Eines der mit Abstand beliebtesten Schreibtisch-Utensilien bei allen Teamkollegen an meiner früheren Arbeitsstelle waren Post-Its. Die kleinen gelben Klebezettel wurden, mehr oder weniger lesbar beschriftet, auf so ziemlich alles geklebt, was verfügbar war. Vom PC-Monitor bis zur Kaffeetasse. Kommunikation per Zettelwirtschaft. Irgendwie sympathisch, scheinbar total praktisch und auf jeden Fall die totale Papierverschwendung.

©chorus.co

„Schicken Sie mir das nachher per Mail, faxen Sie’s an die Zweigstelle und drucken Sie’s auch noch zweimal aus“

Ein seinerzeit noch selbstverständlicher Bestandteil der Bürotechnik waren Faxgeräte. Die plumpen Kästen mit ihren verpixelten Ausdrucken erschienen mir damals schon anachronistisch. Überhaupt wurde ständig etwas gedruckt, vervielfältigt und abgeheftet. Die typische Ansage von Vorgesetzten, alles doppelt und dreifach vorzuhalten, habe ich noch gut im Ohr.

Und heute? Meine gesamte Arbeit an diesem Artikel steht auf keinem Blatt Papier.

Papierreduziert arbeiten bei kaneo: Keine ad-hoc Entscheidung, sondern ein Prozess

Von heute auf Morgen haben wir das mit dem Papierverzicht allerdings auch bei kaneo nicht hinbekommen. Es braucht schon einiges an Organisation, sich-bewusst-machen von Gewohnheiten und Selbstdisziplin, um die Papierflut im Büro tatsächlich nachhaltig eindämmen zu können.

Digital arbeiten und Infos teilen

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Wo ich noch vor zwei-drei Jahren meine Ideen händisch auf einen Block gekritzelt hätte (um mich Stunden später zu fragen, was ich da eigentlich geschrieben habe), werden dieselben Ideen heute selbstverständlich von mir direkt in einer Notiz-App festgehalten. Bei Bedarf kann ich alles auch – passwortgeschützt versteht sich – in einem digitalen Projekt-Ordner in der Cloud ablegen und damit meinen kaneo-Teamkollegen zugänglich machen. Die anderen im Team machen es genauso.

Druckerkontrolle

Ganz ohne Papier geht es freilich nach wie vor nicht. Wir versuchen deshalb bei kaneo täglich, die Zahl der Druckvorgänge möglichst gering zu halten. Bevor ich etwas ausdrucke, überlege ich inzwischen dreimal, ob sich der Inhalt nicht doch in Dateiform viel besser bearbeiten, teilen und aufbewahren lässt als auf Papier (was meistens tatsächlich der Fall ist…). Dabei helfen uns manchmal auch ganz simple Tricks: z.B. die Hardwareeinstellungen grundsätzlich auf doppelseitiges Drucken festzusetzen oder den internen  Druckmanager für eine ständige Kontrolle des Papierverbrauches (inkl. Warnhinweise, falls zuviel gedruckt wurde) nutzen. Und wenn wir etwas ausdrucken, dann natürlich auf Recyclingpapier.

Mehrfachverwendung

So haben wir z. B. unsere Flipcharts abgeschafft und durch Whiteboards mit Magnetpins ersetzt.

Die Karten fürs Whiteboard sind zwar aus Kartonpapier (Reccylingpapier) lassen sich aber prima mehrfach verwenden, wenn man einfach die Rückseite mit benutzt… Notizzettel und Fehldrucke werden ebenfalls mehrfach verwendet – wenn nicht komplett doppelseitig bedruckt.

Unternehmensprozesse digitalisieren

Eine unserer wichtigsten Stützen auf dem Weg zu papierlosen Arbeitsabläufen, das zeigt sich immer wieder, ist unser ERP-System (demnächst mehr dazu auf dem kaneo-Blog). Als IT-Dienstleister haben wir es selbst entwickelt, um eine möglichst perfekte Abstimmung auf all unsere unternehmerischen Anforderungen und Prozesse gewährleisten und mögliche Rebound-Effekte und Doppelarbeit zu vermeiden.

Durch eine funktionale ERP sinken tatsächlich nicht nur Zeit- und Kostenaufwand bei vielen Abläufen, sondern auch unser Papierverbrauch.

Korrespondenz und Kommunikation

Und was mit dem täglichen Austausch im Team anfängt, hört bei der Kommunikation nach außen noch lange nicht auf. Praktisch unsere gesamte Korrespondenz läuft mittlerweile digital. Vom Schriftverkehr mit Kunden und Lieferanten, über die Erstellung von Angeboten und den kompletten Rechnungslauf lassen sich alle Vorgänge effizient abwickeln, ohne ein einziges Blatt Papier ausdrucken zu müssen. Um das zu ermöglichen reicht es natürlich nicht aus, wenn wir nur intern auf Papierreduktion achten. Deshalb bezieht kaneo auch sämtliche Lieferanten mit ein:

Wir sprechen mit allen darüber, wie sie uns z.B. durch den konsequenten Verzicht auf Papierrechnungen aktiv bei unseren Umweltschutzmaßnahmen unterstützen können. Unverständnis begegnet uns dabei so gut wie nie. Alle unterstützen unser Vorhaben aktiv.

Das liegt sicherlich daran, dass kaneo am liebsten mit Unternehmen zusammenarbeitet, denen nachhaltiges Denken und Handeln ebenso viel bedeutet wie uns 😉 Es liegt aber eben auch an den (unter Umweltschutzaspekten definitiv positiven) Folgen der Digitalisierung.

Verbesserungspotenzial im Vertrieb und Vertragswesen

Natürlich sind wir – nicht zuletzt wegen meiner Recherche für diesen Beitrag – mit uns kritisch ins Gericht gegangen. Dabei haben wir festgestellt, dass unser Technik-Team weitestgehend papierfrei arbeitet, weil auch sämtliche Kundeninformationen digital im System hinterlegt sind.

Gedruckt wird bei uns vor Allem im Vertrieb und im Vertragswesen. Hier drucken wir oft noch ganz klassisch für die Unterzeichnung von Angeboten und Verträgen. Nele hat erzählt, dass sie bei aller Digitalisierung, manchmal aber auch gerne etwas in der Hand hält. Deshalb gibt es unseren beliebten Leitfaden auch in gedruckter Form – natürlich auf Recyclingpapier mit Biofarben und Ökostrom gedruckt von unserem Partner grün gedruckt.

Erfolgreich papierreduziert arbeiten

5 Argumente für das papierlose Büro und 5 Einwände


5x gute Gründe

#1: Verfügbarkeit von Dokumentations-Tools

Auf dem Markt finden sich heute zahlreiche Notiz-Apps für alle Anwendungszwecke, ob privat oder professionell, die einen Verzicht auf Stift und Zettel ermöglichen sollen. Auch Features wie Sprach-Memos und Handschriftenerkennung werden häufig unterstützt.
Mobile Eingabegeräte wie Tablets oder Convertibles können, ausgestattet mit entsprechenden Apps und ggfls. zusätzlichen Hilfsmittlen wie z.b. digitalen Eingabestiften, mittlerweile als vollwertiger Ersatz für ein klassisches Notizbuch dienen. Mitarbeiter können ihre persönlichen Notizen und Dokumente privat und für niemanden sonst sichtbar auf dem Gerät oder in der Cloud speichern. Alles, was auch für die Kollegen zur Verfügung stehen soll – vom Scribble für die neue Kampagne bis zum Protokoll der letzten Team-Sitzung – kann direkt vom Gerät aus online gestellt oder mit einem ausgewählten Personenkreis geteilt werden

#2: Stabile Internetzugänge als Standard

Noch vor 15 Jahren wäre ein komplett digital organisiertes Büro nicht zuletzt an langsamen Internetverbindungen im Unternehmensnetzwerk gescheitert. Dank besserer Serverleistungen und der steigenden Verbreitung von VDSL, LTE und (stabilen)Wlan Zugängen stellt dieser Aspekt heute kaum noch ein Hindernis dar, wenn es darum geht, Dokumente jederzeit zuverlässig abrufbar zu halten. Hinzu kommt: Ein digitales Archiv lässt sich ungleich leichter vervielfältigen als eines auf Papier. Ein wichtiger Aspekt, auch wenn es um Backups geht.

#3:  Cloud-Dienste setzen sich durch

Durch die vermehrte Nutzung von Cloud-Speicherdiensten und die Weiterentwicklung cloudbasierter Anwendungssoftware können heute auch umfangreiche (Papier)Archive digitalisiert und sicher gespeichert werden. Und es lassen sich Kosten sparen: Anwendungen, die z.B. für die Organisation des papierlosen Desktop-Arbeitsplatzes nötig sind, müssen nicht mehr aufwändig und teuer auf allen Endgeräten installiert werden, sondern stehen via Cloud-Anbindung allen Mitarbeitern –  auch auf deren mobilen Geräten – zur Verfügung.

#4: Einzug digitaler Mediennutzung in den Alltag

Digitale Kommunikation ist für uns im täglichen Leben im Zeitalter von Smartphone und Social Media  zur Selbstverständlichkeit geworden. Wir scrollen uns durch Apps und Online-Ausgaben anstelle von Druckerzeugnissen. Wir mailen, posten und chatten, wo wir früher Briefe oder Postkarten geschrieben hätten. Was immer man von diesem digitalen Kulturwandel auch hält: Ein Abschied von der Papierkommunikation am Arbeitsplatz  und der Einstieg in digitale Notiz- und Organisations-Tools werden dadurch ungemein erleichtert.

#5:  Elektronische Signaturen und rechtliche Anerkennung digitaler Dokumente

Mit der rechtlichen Gleichstellung von elektronischen Rechnungen mit klassischen Papierrechnungen hat Deutschland bereits 2011 eine bedeutende Weiche in Richtung Digitalisierung gestellt. Die Online-Rechnung entwickelt sich seither verstärkt zum unternehmerischen Normalfall. Selbst offizielle Dokumente, wie z.B. Verträge aller Art, die eine rechtsgültige Unterschrift benötigen, müssen heute nicht mehr zwingend in Papierform vorliegen. Elektronische Signaturen und Siegel können immer häufiger den Füller beim Notar ersetzen: Näheres regelt die „eIDAS-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste“ mit deren Inkraftreten im Juli 2016 die deutsche Gesetzgebung eine entsprechende EU-Verordnung umgesetzt hat. Eine knappe und gut verständliche Zusammenfassung der aktuellen Vorschriften zur digitalen Buchhaltung findet sich z.B. hier.

5x mögliche Einwände

#1: Gewohnheit

Ein Faktor, der im Zusammenhang mit Veränderungsprozessen kaum überschätzt werden kann. Eingetretene Pfade zu verlassen fällt niemandem leicht. Menschen greifen nun einmal gerne zu Gewohntem und erledigen Dinge so, wie „man das schon immer gemacht hat“. Nämlich auf Papier. Mehrere Jahrtausende in der Geschichte des Papiers als Arbeits- und Dokumentationsmaterial der Menschheit lassen sich nicht mal eben so von knapp vier Jahrzehnten Digitalisierung überdecken.

#2: Zurückhaltung bei Investitionen

Die meisten Tools und Geräte, die ein papierloses Arbeiten ermöglichen, sind erst vor kurzer Zeit entwickelt worden. Für Unternehmen stellt sich die Frage, wie ausgereift  und „zukunftssicher“ diese Technologien tatsächlich sind. Lohnt sich die Investition schon jetzt oder sollte man lieber noch ein paar Jahre verstreichen lassen, bis sich die besten Anbieter auf dem Markt durchgesetzt haben? Wer als Unternehmen nur über ein kleineres Budget für technische Neuanschaffungen verfügt, wartet derzeit möglicherweise lieber noch ab. Für große Konzerne hingegen stellt weniger die finanzielle als die logistische Umsetzung der Digitalisierung die größte Herausforderung dar. Sämtliche Mitarbeiter an sämtlichen Standorten auf Papierentzug zu setzen und statt dessen mit digitalen Alternativen auszustatten, kann, etwa durch anfallende Schulungen, einen enormen zeitlichen und personellen  Aufwand erfordern.

#3:  Ausdrucken ist billiger als digitalisieren

Wer es mit dem Papierlosen Büro ernst meint, darf sich nicht darauf beschränken, die Zahl der Ausdrucke in Zukunft zu reduzieren. Es müssen auch die Papierberge in den Archiven angegangen werden. Und da stehen die erwartbaren Kosten für Personal- und Technikaufwand einer vollständigen Digitalisierung aller Archiv-Dokumente leider in vielen Fällen im krassen Gegensatz zu den laufenden Ausgaben für den Unterhalt von Druckgeräten und die Anschaffung von Büromaterial.

#4: Sicherheitsbedenken bzgl. Cloud-Diensten

Zwar nimmt die Zahl der cloudbasierten Anwendungen auch im Unternehmensbereich weiterhin stetig zu und Sicherheitsaspekte spielen inzwischen eine weit bedeutendere Rolle bei den Geschäftsmodellen der Anbieter von Cloud-Diensten als noch vor wenigen Jahren. Aber die Bedenken bleiben. Während 2016 in einer Studie rund die Hälfte aller befragten deutschen Unternehmen die Bereitschaft signalisierte, innerhalb der nächsten zwölf Monate virtuelle Arbeitsplätze mit Cloud-Anbindung bereitstellen zu wollen, äußerten sich parallel drei Viertel aller Teilnehmer einer weiteren Studie skeptisch zum Thema Cloud und Datenschutz. Als größtes Sicherheitsrisiko gelten den Unternehmen alllerdings nicht die Richtlinien der Anbieter sodern vielmehr der sorglose Umgang vieler Mitarbeiter mit den Daten in der Cloud. Kein Vertrauensvorschuss für das Verteilen von virtuellen Post-It Blöcken.

#5: Kompatibilitätsprobleme mit Kunden und Lieferanten

Was nützt das bestorganisierte papierreduzierte Büro, wenn die eigenen Kunden, Zulieferer und verbundene Unternehmen, ihrerseits keine Anstrengungen in dieser Richtung unternehmen? Schließlich kann man ja nicht allen anderen verbieten, weiterhin den klassischen Postweg zu nutzen. International greifen zudem nach wie vor nicht überall  einheitliche Standards, was die Rechtsicherheit von digitalen Dokumenten betrifft. Und zu guter Letzt: Was ist eigentlich mit Warenlieferungen und dem anfallenden Verpackungsmüll? Hier den Papieranteil zu reduzieren bedeutet fast zwangsläufig, noch stärker auf die Verwendung von Kunststoffen – und die damit einhergehende Umweltbelastung –  zu setzen. Ein papierloses Büro, das solches bereit wäre in Kauf zu nehmen, hätte eines seiner bedeutendsten Ziele verfehlt: die Nachhaltigkeit.

Fazit: Das Papierlose Büro kommt (noch) nicht …

… aber das papierreduzierte Büro ist heute schon möglich


Wagen wir zum Schluss eine Prognose: Die weitere Digitalisierung des klassischen Büroarbeitsplatzes wird den nötigen Papierverbrauch innerhalb der nächsten Jahre und Jahrzehnte (bleiben wir realistisch) sinken lassen. Das komplett papierlose Büro ist viellecht nicht umsetzbar – aber ein radikal papiereduziertes schon.

Als Unternehmer werden wir lernen, unsere Arbeitsabläufe so zu optimieren, dass wir immer weniger davon auf Papier drucken müssen.

Moderne ERP-Systeme werden uns dabei helfen . Als Mitarbeiter werden wir uns gewöhnen an eine neue Art, uns Notizen zu machen. So wie wir uns daran gewöhnt haben, immer und überall ein Telefon mit uns zu tragen oder das Internet zu nutzen.

Behörden und andere staatliche Institutionen werden weiterhin nachziehen und die gesetzliche Grundlage für den digtalen Geschäftsbetrieb (inklusive verbindlicher Regeln für Angebot und Nutzung von Cloud-Diensten) international anpassen.

Nach und nach wird es zur Normalität werden, dass Informationen abgespeichert werden. Und nicht etwa abgespeichert und ausgedruckt. Drucker werden uns irgendwann so anachronistisch vorkommen wie heute Faxgeräte. Oder wie Röhrenfernseher.

Trotzdem werden wir vielleicht noch mal ab und an etwas ganz besonders wichtiges auf einem Blatt verewigen. Mit einem echten Stift. Wenn wir uns dabei ganz sicher sind, dass es sich nicht um Papierverschwendung handelt.

Quellen:

(1) The Office of the Future, Bloomberg Businessweek, June 30 1975

(2) The paperless office: Why it never happened. , itproportal, March 09, 2012

(3) https://www.chorus.co/filters/web/information-architecture