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kaneo GmbH im Interview mit LifeVERDE über Green IT, CO2 und Anreizsysteme für Unternehmen

kaneo Marketing — Tue, 24 Oct 2017 08:00:33 +0000

Green IT

kaneo’s Systeme benötigen weniger Hardware, Energie und senken CO2-Eimissionen

Interview LifeVERDE am 11.10.2017

GRÜNE WIRTSCHAFT

Das Online-Magazin LifeVERDE befragt regelmäßig Unternehmen und UnternehmerInnen der grünen Wirtschaft wie diese Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit übereinbringen.

Nachdem Unternehmen wie Hessnatur, Kenners Landlust, Ecosia, Lammsbräu und andere tolle Unternehmen vorgestellt wurden, hat LifeVERDE nun auch kaneo ein paar Fragen gestellt, die wir gerne beantwortet haben.

Interview LifeVERDE mit Nele Lübberstedt von kaneo

LifeVERDE: Frau Lübberstedt, das Thema Green IT ist seit einigen Jahren in aller Munde. Was würden Sie sagen, macht grüne IT aus?

Nele Lübberstedt: Der Begriff Green IT existiert sogar schon seit Anfang der 90er Jahre. Green IT bedeutet einen umwelt- und ressourcenschonende Einsatz von Informations- und Kommunikationstechniken. Green in IT ist gemeint, wenn man innerhalb der IT Ressourcen senkt also z.B. innerhalb von Rechenzentren, IT-Landschaften und Endgeräten. Mit Green durch IT schont man Ressourcen durch den Einsatz von IT selbst, also indem man z.B. CO2 Emissionen durch den Einsatz von Videokonferenzen senkt oder durch einen digitalen Rechnungsprozess Papier, Drucker und Transportwege einspart.

Manchmal wird Green IT lediglich mit dem Einsatz energieeffizienter Hardware gleichgesetzt. Aber es steckt mehr Potenzial in Green IT: kaneo’s IT-Systeme benötigen insgesamt nur die Hälfte an Rechenkapazität im Vergleich zu IT-Systemen anderer IT-Systemhäuser. Das gelingt, weil wir die Komplexität in IT-Landschaften insgesamt reduzieren und schlanker programmierte IT-Systeme verwenden. Damit benötigen die Systeme weniger Hardware, weniger Rechenkapazität, weniger Strom, weniger Verwaltung. Es werden damit Rohstoffe für die Hardware, Energiebedarfe und CO2 Emissionen für den Betrieb gesenkt. Als netter Nebeneffekt senkt man zusätzlich die Betriebskosten für die IT. Green IT kann und sollte ganzheitlich angewendet werden.

Achten Verbraucher beim Kauf von IT-Produkten auf Umweltschutzaspekte?

Ja, inzwischen achten nicht nur private Konsumenten auf Umweltsiegel, Verantwortung der Hersteller und Reparaturfähigkeit der Geräte, sondern auch Unternehmen.

Aufgrund von CSR-Richtlinien von Unternehmen, Umwelt- und Energie-Managementsystemen und gezielten Steuerung der eigenen Reputation, steigt auch die Nachfrage für Umweltverträglichkeit in der IT-Beschaffung von Unternehmen. Im Vergleich zu anderen Bereichen ist die Auswahl gültiger Umweltsiegel im IT-Bereich jedoch noch überschaubar. Diese Nachfrage ist oft mit der Bitte verbunden „gerne etwas Nachhaltiges anzubieten, solange der Mehrpreis noch im Rahmen ist“. Über das Ergebnis sind dann viele Unternehmen positiv überrascht:

Wer weniger Hardware benötigt, senkt Investitionen und kann in hochwertige und umweltschonenden Hardware investieren.

Die weltweiten CO2-Emissionen der Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) haben mit rund 2 % bereits das Niveau der Emissionen aus dem Flugverkehr erreicht und dennoch scheint der Handlungsbedarf bei den meisten Unternehmen nicht allzu groß zu sein oder wie bewerten Sie die Situation der Unternehmen in Deutschland?

Inzwischen geht man sogar davon aus, dass das Betreiben für IT für 5% des weltweiten CO2-Ausstoß verantwortlich ist. Derzeit existiert noch keine CO2-Bepreisung, daher ist das Thema gesellschaftlich noch nicht in aller Breite diskutiert. Es lässt sich jedoch erkennen, dass das Thema CO2-Bepreisung relevant werden wird: Auf der Klimaschutzkonferenz in Paris haben sich alle Staaten dazu verpflichtet, die Weltwirtschaft auf klimafreundliche Weise zu verändern. Verschiedene Vertreter aus Wirtschaft, Wissenschaft und Politik diskutieren auch in Deutschland bereits Möglichkeiten einer CO2-Bepreisung. Unternehmen kommunizieren Ihre eigene Glaubwürdigkeit durch z.B. Nachhaltigkeitsberichte und es existiert bereits jetzt die Möglichkeit, dass sich Unternehmen ihre Klimaneutralität bescheinigen lassen können.

Unternehmen stehen immer mehr im Fokus der öffentlichen Debatte und müssen Verantwortungsbewusstsein, Glaubwürdigkeit und Umweltschutz nachweisen.

Gibt es Anreizsystem für Unternehmen seitens der Bundesregierung die IT-Infrastruktur nachhaltiger auszurichten?

Es gibt zwar Energieeinsparanreize, die sich oftmals noch auf die Sanierung von Gebäude, Anschaffung von Investitionen und ähnliches bezieht. Seitens der Bundesregierung gibt es meiner Auffassung nach noch zu wenig Anreize, für eine nachhaltige Transformation von Unternehmen. Hinsichtlich der nachhaltigen Ausrichtung von IT-Infrastrukturen gab es in den letzten Jahren kaum Initiativen. Jedoch hat auch die Bundesregierung verstanden, dass wir die beiden großen Faktoren Digitalisierung und Nachhaltigkeit zusammenbringen müssen und dass es insbesondere auch in der öffentlichen Verwaltung großen Handlungsbedarf gibt. Die Deutsche Umwelthilfe hat mit dem Projekt GreenITown begonnen gemeinsam mit IT-Beratern, wie u.a. der kaneo GmbH, Green IT-Konzepte für Kommunen zu entwickeln. Und seit Juli 2017 wurden Green-IT-Konzepte in die Nationalen Klimaschutzinitiative des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz, Bau und Reaktorsicherheit für Kommunen aufgenommen und es gibt hierfür Förderungen.

Wenn auch etwas verspätet geht es nun endlich in die richtige Richtung.

Sie haben sich auf kleine und mittelständische Unternehmen spezialisiert. Wie würden Sie den Bedarf von KMU im Bereich nachhaltige IT beschreiben?

Wie alle Unternehmen sind auch kleine und mittelständische Unternehmen mit der digitalen Transformation konfrontiert. Es existieren viele IT-Lösungen, die sich auf die Bedürfnisse von großen Unternehmensstrukturen beziehen oder aber das Arbeiten mit ein bis drei Personen abbilden. Zuständigkeiten und operativen Aufgaben sind in mittelgroßen Unternehmen jedoch nicht immer in Abteilungen untergliedert und die Vernetzung zwischen Aufgaben und Personen ist stärker ausgeprägt. Mittlere Unternehmen benötigen daher strukturierte Lösungen, die auf die Rahmenbedingungen von mittelständischen Unternehmen passen. Darüber hinaus fehlt es kleinen und mittelständischen Unternehmen häufig an internen Ressourcen und eigener Expertise um die Digitalisierung in ihrem eigenen Unternehmen sinnvoll und zielführend umzusetzen. Hierfür bedarf es Experten, die sich genau an diesem Bedarf orientieren – hochwertige IT-Lösungen, die nicht mehr abbilden als benötigt wird. Genau das ist auch der Schlüssel für nachhaltige IT-Lösungen: bedarfsgerechter, ökologisch sinnvoller und wirtschaftlich leistbarer Einsatz von IT-Systemen.

Mittelständler müssen und wollen bedachter mit sämtlichen Ressourcen umgehen.

Welchen Impact hat Green IT auf die Wertschöpfungskette?

Einerseits ermöglicht die Digitalisierung Effizienzsteigerung z.B. durch Industrie 4.0, Ressourcenminimierung durch z.B. digitale Buchhaltung und Vereinfacht die Datenerhebung für eine Analyse im Bereich Umwelt- und Nachhaltigkeitsmanagement. Andererseits benötigen IT-Systeme, Rechenleistungen von Software, Stromverbräuche von Rechenzentren usw. selbst einen hohen Ressourcenverbrauch. Ziel muss es also sein, Hardware, Software, Netzwerke und IT-Systeme bereits effizient, ressourcenschonende, zielgerichtet, verantwortlich und sozial verträglich zu konzipieren. Wenn man diesen Ansatz im gesamten Lebenszyklus einer IT-Lösung berücksichtigt, wirkt sich dies darüber hinaus positiv auf die gesamte Wertschöpfungskette eines IT-Produkts aus, für Hardware, Software oder die Nutzung eines Dienstes.

Durch Green IT können die beiden großen Herausforderungen unserer Zeit, Digitalisierung und Nachhaltigkeit, sinnvoll und zielführend verbunden werden.

Was kann jeder private und gewerbliche Anwender per sofort ändern, um seine IT nachhaltiger zu gestalten?

Der Grund, weswegen wir Informationstechniken verwenden ist die Verarbeitung und Bearbeitung von digitalen Daten. Mit zunehmender Digitalisierung verarbeiten, versenden und speichern wir immer mehr Daten. Zusätzlich steigen unsere Anforderungen an Software, Dienste und IT-Systeme und die Programmierungen werden komplexer und benötigen zunehmend mehr Rechenkapazität.

Eine naheliegende und kontinuierliche Aufgabe ist es sparsamer mit Daten umzugehen, also lediglich die Daten zu speichern, die benötigt werden. Ich muss also fragen:

Benötige ich alle sieben Arbeitsversionen einer Präsentation oder vielleicht doch nur die finale Version?

Das gilt für private und gewerbliche Anwender. Außerdem sollten IT-Geräte natürlich möglichst hochwertig, langlebig und reparierbar sein und möglichst lange verwendet werden. Unternehmen sollten darüber hinaus die benötigten Rechenressourcen, die eine Anwendung benötigt im Entscheidungsprozess berücksichtigen und fragen:

Wollen wir eine Serverfarm für unser ERP-System betreiben müssen oder gibt es schlankere ERP-Systeme?

Wie können Unternehmen ihre IT grüner machen und wie kostenaufwendig ist das?

Es gibt zwei Wege zu einer grüneren Unternehmens-IT:

Die erste Möglichkeit ist, dass ein Unternehmen ungenutzte Einsparpotenziale durch Nicht-Virtualisierung von Hardware ausschöpft, nicht genutzte Hardware abschaltet und existierende Hardware durch energiesparende Hardware austauscht. Das ist der kurzfristig einfachere Weg, verschenkt aber weitere Potenziale.

Die zweite Möglichkeit ist ganzheitlicher, effizienter und auch wirkungsvoller. Ein guter Zeitpunkt ist, wenn die Neuanschaffung oder Anpassung der Serverlandschaft geplant ist, der Wechsel des IT-Dienstleister avisiert wird oder bevor eine übergreifende Anwendung wie ein ERP-System oder ein Warenwirtschaftssystem für das Unternehmen geplant wird. Zunächst werden Arbeitsprozesse analysiert, bewertet, optimiert, Daten restrukturiert und IT-Prozesse optimiert. Anschließend wird die zukünftigen IT-Infrastruktur im Einklang mit den Anforderungen der Anwender, der Unternehmensrichtlinien, Prozessen mit Kunden und Lieferanten definiert. Für die Hardware wird die Weiterverwendung geprüft oder eine nachhaltige IT-Beschaffung umgesetzt. Damit lassen sich ökologische Vorteile mit ökonomischen Aufwänden aufeinander abstimmen und Investitionen senken.

Wie hoch die Kosten sind, hängt nicht nur von der Unternehmensgröße, sondern auch von dem Unternehmen selbst ab und kann daher nicht pauschalisiert werden. Allerdings: wenn weniger IT-Ressourcen benötigt werden, sinken ebenfalls die Investionskosten.

Erfahrungsgemäß lassen sich damit sogar Investitionen um etwa ein Drittel reduzieren im Vergleich zu anderen IT-Projekten.

Eine Green IT-Strategie ist für Unternehmen daher nicht nur ökologisch, sondern auch ökonomisch attraktiv.

Zum Original-Beitrag des Online Magazins LifeVERDE

Die kaneo GmbH – green IT solutions ist ein IT-Dienstleister aus Lüneburg, der sich bundesweit auf die Beratung, Umsetzung sowie Betreuung der IT-Infrastrukturen für kleine und mittelständische Unternehmen spezialisiert hat: IT-Bedarfe, IT-Beschaffung und IT-Systeme werden unter dem Fokus umweltgerechter IT umgesetzt, als ganzheitliche IT-Lösung. Dadurch trägt die kaneo GmbH dazu bei, dass Unternehmen sowohl Ressourcen und Energie als auch CO 2 -Emissionen für IT-Systeme senken und Digitalisierung mit Nachhaltigkeit vereinbaren können.

Neugierig? Wir freuen uns auf Ihre Fragen: 04131 / 22 700 60

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kaneo GmbH – Autor im Buch CSR und Digitalisierung

kaneo Marketing — Tue, 10 Oct 2017 11:55:13 +0000

kaneo GmbH als Autor in der Management-Reihe CSR

CSR und Digitalisierung

Der digitale Wandel als Chance und Herausforderung für Wirtschaft und Gesellschaft

Herausgeber: Hildebrandt, Alexandra, Landhäußer, Werner (Hrsg.) | Springer-Gabler Verlag

Die Verbindung von Digitalisierung und Verantwortungsbewusstsein für Gesellschaft und Umwelt war der Grundstein für die Gründung der kaneo GmbH.

Seitdem setzt kaneo erfolgreich und zielgerichtet die beiden großen Herausforderungen unserer Gesellschaft, Wirtschaft und Umwelt um. Durch nachhaltige digitale IT-Lösungen für Unternehmen und Organisationen sowie IT-Strategien und Konzepte für Verwaltungen werden Ressourcen effizient genutzt und die Chancen der Digitalisierung genutzt.

Es war uns eine große Freude einen Gastbeitrag in der Management-Reihe Corporate Social Responsibility für das Buch „CSR und Digitalisierung“ beitragen zu können. Unsere Geschäftsführerin und Nachhaltigkeitsexpertin Nele Lübberstedt schrieb einen Artikel darüber inwieweit Umwelt und Gesellschaft von nachhaltiger IT profitieren können.

Digitalisierung – Die größte Transformation der Geschichte

Dieses Buch ist ein Kaleidoskop unserer Gesellschaft und Zeit. Es beschäftigt sich mit Herausforderungen, Chancen und Risiken der größten Transformation der Geschichte: der Digitalisierung.

Vorgestellt werden bahnbrechende neue Methoden zur nachhaltigen Steuerung der digitalen Transformation, neue Denkstile sowie neue Formen interdisziplinärer Zusammenarbeit – etwa mit Geistes-, Sozial- und Naturwissenschaftlern, Ökonomen, Informatikern, Psychologen, Philosophen und Vertretern der Kreativwirtschaft.

Sie zeigen, dass Digitalisierung weder gefürchtet noch verehrt werden muss, denn es geht vor allem darum, ihre Rolle zu verstehen, um sie nachhaltig zu gestalten.

Innovationen und Technologie:

„Wie Umwelt und Gesellschaft von nachhaltiger Informationstechnologie profitieren“

Autor: Nele Lübberstedt | Geschäftsführungkaneo GmbH – green IT solutions, Lüneburg, Deutschland (S. 329 bis S. 345)

Der digitale Wandel beeinflusst nicht nur das Arbeitsleben von westlichen Industriegesellschaften. Aus dem steigenden Technologiebedarf resultieren zunehmende Energiebedarfe und daraus folgenden schädlichen CO₂-Emissionen sowie prekäre Arbeitsbedingungen mit intransparenten Lieferketten bei begrenzte Ressourcen.

Dies stellt Unternehmen, öffentliche Einrichtungen und die Gesellschaft vor immer neue Herausforderungen. Daher rückte die Branche der Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) in den letzten Jahren in den Fokus von Kritikern.

Zunehmende Berichtspflichten für Unternehmen und die Forderung zur Verantwortung von Regierungen forcieren den Handlungsbedarf zusätzlich. Der nachfolgende Beitrag bietet Gründe für Nachhaltigkeit in der Informationstechnologie (IT), gibt einen Einblick in die Umsetzung von Nachhaltigkeit in der IT und zeigt außerdem inwieweit Umwelt und Gesellschaft von nachhaltiger IT profitieren.

(Auszug: Zusammenfassung)

Grußwort von Bundesfinanzminister Dr. Wolfgang Schäuble MdB

Artikel: Wie Umwelt und Gesellschaft von nachhaltiger Informationstechnologie profitieren

Autorin Nele Lübberstedt, Geschäftsführerin der kaneo GmbH – green IT solutions

Das Buch kann über den Springer-Gabler Verlag bezogen werden oder digital als eBook gekauft werden online bei Springer Gabler

Wir freuen uns auf Ihre Fragen

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ERP-Systeme: Produktivität steigern, Prozesse und Datenmanagement optimieren

kaneo Marketing — Thu, 20 Jul 2017 11:17:05 +0000

ERP: Produktivität steigern, Prozesse und Datenmanagement optimieren (Teil 1)

Was sie leisten und warum ihre Bedeutung weiter zunimmt

In der Diskussion um “Industrie 4.0.” oder “Digitalisierung der Arbeit” wird mitunter der Eindruck erweckt, Unternehmen stünden hier gerade erst am Anfang von etwas ganz Neuartigem. Tatsächlich ist die vielbeschworene digitale Vernetzung jedoch längst integraler Bestandteil der unternehmerischen Praxis. Insbesondere wenn es um die oft hochkomplexen Planungs- und Steuerungsvorgänge geht, mit denen Führungskräfte – nicht nur in der Industrie – heute tagtäglich zu tun haben. Daher nehmen in unserem neuen Beitrag das Thema Enterprise Resource Planning, kurz ERP genauer unter die Lupe und gehen der Frage nach:

Was ist ein ERP-System und was hat ein Unternehmen davon?

Das Ziel eines ERP-Systems ist die gesamte Wertschöpfungskette jederzeit im Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle benötigten Ressourcen zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und in der benötigten Menge zur Verfügung stehen. Diese Aufgabe lässt sich -nicht erst seit heute- am Besten mit Hilfe spezialisierter IT-Lösungen bewältigen, deren Basis die Gesamtheit aller im Unternehmen generierten Daten bildet.

ERP-Systeme sind aus der Unternehmenswelt nicht mehr wegzudenken und die Zahl der Bereiche, in denen sie zum Einsatz kommen, nimmt stetig zu. Wurden noch vor wenigen Jahren vorrangig in Großunternehmen und IndustrieproduktionERP-Systeme eingesetzt, nutzen heute auch vermehrt KMU unterschiedlichster Branchen die Vorteile einer softwaregestützten Prozesssteuerung .

Bei kaneo entwickeln wir für Kunden individuelle Unternehmensanwendungen, zur Abbildung von Lagerverwaltung, Vertriebsaktivitäten, der Buchhaltung und vielen anderen Anforderungen. Und auch selbst haben wir vor zwei Jahren ein ERP-System eingeführt. Unsere Erfahrungen damit teilen wir gerne mit euc. Zum Start soll es heute aber zunächst um einigen grundlegenden Fragen gehen.

Welche Unternehmensbereiche werden im ERP-System erfasst?

ERP-Systeme – Eine Einführung

Wie sie entstanden sind und was sie heute leisten

Sinn und Zweck von ERP-Systemen ist es, die Geschäftsleitung mittels einer zentralen Datenverwaltung effektiv dabei zu unterstützen, sämtliche vorhandenen Ressourcen und zu steuernden Geschäftsprozesse jederzeit im Überblick zu behalten.

Ein ERP-System besteht aus aufeinander abgestimmten, spezialisierten Softwaremodulen für unterschiedliche Unternehmensbereiche – von der Materialwirtschaft über die Produktion bis hin zu Vertrieb und Marketing oder – v.a. in Großunternehmen – Forschung und Entwicklung. Schnittstellen können u.a. zu Finanzplanung und Rechnungswesen, Qualitätsmanagement, Controlling und der Personal-Abteilung bestehen.

Welche Bereiche im Einzelnen von einem ERP-System erfasst werden sollen, richtet sich nach den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens. Alle Module innerhalb eines ERP-Systems greifen auf eine gemeinsame Datenbank zu und sind bei Bedarf in der Lage, untereinander zu kommunizieren.

Von entscheidender Bedeutung für die Zuverlässigkeit eines ERP-Systems ist die Qualität der zugrundeliegenden Daten.

Diese sollten innerhalb des Unternehmens eindeutig zuzuordnen und nur einmal vorhanden sein. Es gilt: Nur ein sauberer Datensatz garantiert einen stimmigen Informationsfluss und letztlich aussagefähige Ergebnisse. Oder, wie wir IT-ler gerne sagen: „Kommt Mist rein, kommt Mist raus.“

ERP-Systeme sind mächtige Steuerungsinstrumente

Eine der zentralen Funktionen von ERP-Systemen ist es, Ressourcen und Prozessabläufe permanent zu erfassen, zu dokumentieren und, wo möglich, zu unterstützen – etwa durch Automatisierung. Auf diese Weise werden u.a. die Einhaltung von Prozessstandards sichergestellt, Planbarkeit (v.a. im Bereich der Materialbeschaffung und der Warenlieferkette) gewährleistet und ein rechtzeitiges Eingreifen bei Störungen der Abläufe ermöglicht. ERP-Systeme tragen somit aktiv zur laufenden Optimierung von Geschäftsprozessen bei und erleichtern die Organisation der Arbeitsabläufe des gesamten Unternehmens.

Die modulare Struktur moderner ERP-Systemen macht es möglich, dass sich sowohl einzelne Geschäftsbereiche zeitgleich und unabhängig voneinander beobachten und steuern lassen, als auch mehrere (odere alle) Bereiche miteinander vernetzen. Neuere Entwicklungen setzen vermehrt auf eine webbasierte Infrastruktur und darauf, auch eine unternehmensübergreifende Prozesssteuerung zu ermöglichen.

Sieben Vorteile des Einsatzes von ERP-Systemen für Unternehmen

Ein optimal eingesetztes ERP-System erhöht Effizienz und Qualität und senkt Kosten:

Abläufe und Prozesse vereinfachen und beschleunigen
Schnellerer Zugriff auf wichtige Informationen
Qualität der Datenerfassung laufend optimieren
Fehler minimieren durch Automatisierung von Standardprozessen
Redundate Daten und Doppelarbeiten vermeiden
Zusammenarbeit einzelner Bereiche und Abteilungen untereinander verbessern
Kosten senken durch höhere Arbeitsqualität, Effizienz und Optimierung von Schnittstellen

Die Entstehungsgeschichte moderner ERP-Systeme

Die Vorläufer unserer heutigen komplexen ERP-Systeme lassen sich bis in die Mitte des 20.Jahrhunderts zurückverfolgen. Ihr Ursprung liegt in den ersten EDV-gestützten Programmen zur Materialbedarfsplanung, den MRP-Systemen, die im Zuge der fortschreitenden Optimierung industrieller Fertigungsprozesse ab Mitte der 1960er Jahre auf den Markt kamen. Die Bezeichnung steht für “Material Requirements Planning”. Diese wurden im Laufe der 1980er Jahren schrittweise in ihrem Funktionsumfang erweitert. Es entwickelten sich die sog. MRPII-Systeme, wobei die Abkürzung hier “Manufacturing Ressource Planning” meint und aufzeigt, dass über die reine Materialwirtschaft hinaus nunmehr der Produktionsablauf als Ganzes erfasst werden soll.

Auch die MRPII-Systeme waren jedoch Insellösungen, die nur einen Teil der Informationsflüsse innerhalb der gesamten Unternehmensstruktur abbilden konnten.

Im Laufe der Zeit haben sich Unternehmensanwendungen von einzelnen Insellösungen hin zu immer stärker vernetzten Systemen entwickelt

Heute verbindet ein ERP-System übergreifend sämtliche Bereiche eines Unternehmens.

Wie ERP-Systeme Prozesse optimieren helfen

Beispiele für Anwendbarkeit in verschiedenen Unternehmensbereichen

Beispiel: Materialwirtschaft

Der Ursprung der computergestützten Ressourcenplanung. Die ersten Vorläufer heutiger ERP-Systeme waren vor gut 50 Jahren in diesem Bereich angesiedelt. Für Unternehmen im produzierenden Gewerbe stellt die Lagerhaltung nach wie vor eine Herausforderung dar. Immer größere Mengen an verkaufsfertigen Waren, Rohstoffen und Teilprodukten müssen beschafft, zwischengelagert und vorgehalten werden. Mit Hilfe von ERP-Systemen stellen die produzierenden Betriebe sicher, dass Produktionsplanung, Materialverwaltung und Lieferanten dabei Hand in Hand arbeiten. Von der Bedarfsermittlung über die Erteilung eines Lieferauftrages bis zum Verbuchen der gelieferten Artikel werden sämtliche Vorgänge innerhalb der Supply Chain digital erfasst, gespeichert und ausgewertet. Die Menge der zu lagernden Ware kann so im Idealfall drastisch reduziert, die Prozessdauer verkürzt und eine Just-in-Time Lieferung überhaupt erst ermöglicht werden.

Beispiel: Produktion

Unternehmen müssen heute viel schneller und agiler auf kurzfristig wirksame Markteinflüsse reagieren als in den Anfangstagen der industriellen Fertigung. ERP-Systeme tragen maßgeblich dazu bei, die Produktionsplanung den wechselnden Gegebenheiten eines weltweiten Marktes anzupassen. Wertvolle Zeitgewinne erfolgen nicht zuletzt durch die unmittelbare Vernetzung der Produktion mit anderen Unternehmensbereichen wie z.B. Vertrieb oder Rechnungswesen – hier mussten in Vor-ERP-Zeiten oft komplizierte und zeitaufwendige Schnittstellen-Lösungen geschaffen werden, um die Programme der Teilbereiche miteinander kompatibel zu machen.

Ein weiterer Aspekt: Endprodukte bestehen heute sehr oft aus einer Vielzahl von Einzelteilen, die bei Zulieferern aus alle Teilen der Welt bestellt und nach Lieferung vor Ort im Unternehmen nach einem festen Schema zusammengefügt werden müssen. Stücklisten dienen hierbei als unverzichtbare Orientierungshilfe. Ohne ERP-System kann es bei komplexen Lieferketten schon mal zu unerwünschten Dopplungen oder Verlusten kommen – wenn etwa Stücklistendaten mehrfach gespeichert oder nicht eindeutig gekennzeichnet werden. Greift jedoch während der gesamten Supply Chain ein modernes ERP-System, sind solche Fehler (die das Unternehmen finanzielle Einbußen bedeuten kann) praktisch ausgeschlossen.

Beispiel: Vertrieb und Marketing

Beide Abteilungen arbeiten in den meisten Unternehmen traditionell eng zusammen. Wie aber sieht es mit der Anbindung an weitere Bereiche, etwa ans Controlling oder die Finanzbuchhaltung aus? Eine detaillierte Kenntnis der Finanzlage im Unternehmen, hilft z.B. auch der Marketing-Abteilung bei der Erstellung bedarfsgerechter Verkaufsanalysen für die aktuelle Produktpalette. Über ein optimal strukturiertes ERP-System wird hier ein einfacher Informationsaustausch ermöglicht.

Ein weiteres Beispiel: Niemand kennt die Kunden des Unternehmens und ihre Bedürfnisse so gut wie die Vertriebsmitarbeiter. Von diesem Erfahrungsschatz kann die Finanzplanung ebenso profitieren wie die Materialwirtschaft. Die Integration von CRM-Modulen gehört deshalb bei aktuellen ERP-Lösungen schon fast zum Standard. Auch für den Vertrieb selbst ergeben sich weitere Vorteile, etwa wenn Mitarbeiter schnellen Zugriff auf Daten aus der Auftragsabwicklung erhalten und somit die Kunden über den aktuellen Status quasi in Echtzeit informieren können – was wiederum zu einer vertrauensvollen Kundenbeziehung beiträgt.

ERP-Systeme sind absolute Multitalente

Moderne ERP-Systeme bieten Schnittstellen für nahezu alle Geschäftsbereiche. Ob für ein zuverlässiges Liquiditätsmanagement im Rechnungswesen, bei der Suche nach Einsparpotentialen, für Qualitätsmanagement-Maßnahmen aus der Controlling-Abteilung oder auch für die Planung von Fortbildungsmaßnahmen seitens der Personalentwicklung – überall wird auf die eigenen Datenbestände des internen ERP-Systems zurückgegriffen. Und nicht nur wenn es darum geht, die Arbeitsabläufe in verschiedenen Abteilungen synchron abbilden und analysieren zu können, sind ERP-Systeme von großem Nutzen: Auch für zentrale Verwaltungsaufgaben wie etwa das Dokumentenmanagement erhält das ERP-System im Unternehmen eine wichtige Bedeutung.

Mit Hilfe von ERP-Systemen lassen sich große Mengen an (digitalisierten) Dokumenten übersichtlich, revisionssicher und beliebig indizierbar in einer Datenbank ablegen – ein wichtiger Schritt auf dem Weg vom klassischen Druckarchiv hin zum Papierlosen Büro.

Eine gut gepflegte Datenbank ist das Herzstück jedes ERP-Systems

Wir haben es weiter oben bereits angesprochen, aber dieser Aspekt kann gar nicht oft genug wiederholt werden: Passend konfiguriert und regelmäßig gepflegt steckt in der zentralen Stammdatenverwaltung das wohl stärkste Potential für Unternehmen, die ein ERP-System nutzen. Denn Stammdatenbestände, das wissen nicht nur die Mitarbeiter großer Unternehmen, neigen zu Redundanzen und Inkonsistenz: Daten werden Daten doppelt und dreifach gesammelt, Informationsstände weichen voneinander ab oder lassen sich nur lückenhaft zurückverfolgen. Die saubere, zentrale Verwaltung aller Stammdaten durch ein ERP-System garantiert Verlässlichkeit und liefert die wichtigste Grundlage für reibungslose Betriebsabläufe.

ERP-Systeme – Nicht (mehr) nur für die „Großen“ von Bedeutung

Große und über verschiedene Standdorte verteilte Unternehmen profitieren also von einem ERP-System, wenn großen Datenmengen verwaltet werden müssen, die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen geregelt werden soll oder globale Lieferketten kontrolliert werden sollen. Tatsächlich wurden ERP-Systeme (und ihre Vorläufer) ursprünglich für große Industriebetriebe entwickelt.

Doch die Vorteile, die sich aus einer zentralen Datenverwaltung und der IT-gestützten Beobachtung und Optimierung von Prozessabläufen ergeben, sind über alle Branchen und Betriebsgrößen hinweg für jedes Unternehmen erstrebenswert. Nicht zuletzt aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung in allen Geschäftsbereichen und vor dem Hintergrund eines – auch für kleine, lokal aktive Unternehmen – zumindest in der Theorie globalisierten Absatzmarktes.

Die Anforderungen von KMU an ERP-Systeme sind andere als die eines internationalen Multikonzerns. Und doch bieten Anbieter von ERP-Software ein deutlich breiteres Spektrum an Modellen an als noch vor wenigen Jahren und es existieren verschiedene Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen.

Neben fertigen Branchenlösungen und branchenübergreifenden „schlüsselfertigen“ ERP-Systemen, können individuell programmierte ERP-Lösungen Unternehmen dabei unterstützen die internen Daten und Prozessabläufe IT-gestützt zu optimieren. Darüber hinaus existieren immer mehr Lösungen, die mobil und in der Cloud verfügbar sind.

In einem späteren Artikel widmen wir uns deshalb den verschiedenen Arten heute verbreiteter ERP-Systeme und zeigen auf, was Unternehmen bei der Entscheidungsfindung beachten sollten.

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