Allgemein Archive - kaneo GmbH - green IT solutions

Grüne Start-ups trotz Hürden auf dem Vormarsch

kaneo Marketing — Fri, 01 Jul 2022 06:49:06 +0000

In Deutschland gibt es mittlerweile rund 3.000 „grüne“ Start-ups. Das geht aus den Daten des deutschen Start-up-Verbandes hervor. Doch was versteht man unter den sogenannten grünen Start-ups? Worin besteht der Unterschied zu den restlichen jungen Unternehmen hierzulande? Kaneo zählt zu den Start-ups, die nicht nur innovative Geschäftsideen verfolgen, sondern ihren ökologischen Ansatz zur Unternehmensphilosophie zählen. Welche Herausforderungen das mit sich trägt, lesen Sie hier.

Wie Unternehmen durch kaneo ihre IT-Ressourcen sparen

Kaneo versteht sich als IT-Dienstleister mit umweltbewussten Lösungen. IT-Leistungen anzubieten ist das eine – den ökologischen Fußabdruck der Unternehmen jedoch so gering wie möglich zu halten, dieser zukunftsrelevanten Aufgabe stellt sich kaneo. Wenn Unternehmen ihre IT-Systeme und Prozesse einfacher gestalten, lassen sich Energiebedarf und Ressourcenverbrauch deutlich senken. Die Kunden von kaneo sparen also in zweifacher Hinsicht.

Mehr Herausforderungen für grüne Start-ups

Mehr Verantwortung bedeutet auch, mehr Herausforderungen zu bewältigen. Das gilt für grüne Start-ups besonders: Denn aus einer Studie des Bundesverbandes Deutsche Start-ups in Zusammenarbeit mit dem Borderstep Institut geht hervor, dass sich zwar fast die Hälfte der grünen Start-ups eine Venture-Capital-Finanzierung wünscht, aber nur 16 Prozent diese Form der Unterstützung wirklich erhalten. Als Konsequenz gehen immer mehr grüne Start-ups alternative Wege und greifen beispielsweise auf das Crowdfunding-Prinzip zurück. Eine weitere Option sind staatliche Hilfsmittel.

Warum haben es grüne Start-ups schwerer?

Stellt sich die Frage, warum es grüne Start-ups – gerade in Zeiten, in denen der Nachhaltigkeitsgedanke und das Umweltbewusstsein spürbar stärker wird – deutlich schwerer haben bei der Kapitalbeschaffung als andere Jungunternehmen. Ein Grund dafür können die längeren Entwicklungszyklen sein, die grüne Neustarter durchlaufen, denn bis das fertige Endprodukt wirklich marktreif ist, kann es eine Zeitlang dauern. Hinzu kommt, dass bei Investoren die Skepsis wächst, da grüne Start-up-Gründer oft einen wissenschaftlichen Background haben und nachhaltig etwas bewegen wollen, statt kurzfristig für schnelles Geld zu sorgen. Das lockt zunächst einmal weniger Geldgeber an, wenn grüne Projekte noch in den Kinderschuhen stecken und der Profit nicht an erster Stelle steht.

Nele Kammlott – Gründerin des Green-IT-Dienstleisters kaneo

Ein Start-up-Unternehmen in Deutschland hat durchschnittlich um die 15 Mitarbeiter, etwas mehr als zwei davon sind Gründer oder Gründerinnen. Die Studie, welche von der Deutschen Bundesstiftung für Umwelt finanziell unterstützt wurde, hat außerdem ergeben, dass es bei den grünen Start-ups mehr Gründerinnen gibt. Nele Kammlott gehört dazu. Sie hat den Green-IT-Dienstleister kaneo mit der Vision gegründet, Nachhaltigkeit und Digitalisierung bei Unternehmen in Einklang zu bringen. „Unternehmen brauchen oft gar nicht so viele Ressourcen, wie sie denken“, so Kammlott. Effizienz lautet das Stichwort, auf das kaneo bei der IT-Ausstattung ihrer Kunden setzt. Bis zu 50 Prozent des Energiebedarfs könne man laut Kammlott einsparen, was unmittelbar mit dem CO2-Ausstoß zusammenhängt und für eine positivere Bilanz sorgt.

Originalquelle: https://www.sueddeutsche.de/digital/borderstep-institute-studie-gruene-start-ups-1.5251350

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Green IT-Consulting – nachhaltige Lösungen für jedes Unternehmen

kaneo Marketing — Fri, 29 Jan 2021 10:31:57 +0000

„Die grünste IT ist die, die man erst gar nicht benötigt“, sagt Nele Kammlott, Geschäftsführerin und Gründerin der kaneo GmbH in einem Interview mit dem Magazin BIT im Dezember 2020. Darin erklärt sie außerdem, wie es Unternehmen gelingen kann, beim Thema IT ökologisch und nachhaltig zu agieren – ohne sich dabei in der Performance einzuschränken. Green IT-Consulting beschreibt Kammlott als Herausforderung für jedes Unternehmen und zeigt, wie selbst kleine Maßnahmen schon größere Auswirkungen haben können.

Prozessoptimierende Server-Betreuung steht für kaneo an erster Stelle

Green IT-Consulting zielt darauf ab, Informations- und Kommunikationstechniken umwelt- und ressourcenschonend einzusetzen. Es ist jedoch nicht bloß damit getan, alle künftigen Meetings per Videocall abzuhalten, wie es in vielen Betrieben seit Beginn der Corona-Pandemie ohnehin üblich ist. Für Kammlott geht es vor allem darum, die laufenden Prozesse zu optimieren und bereits den Aufbau der IT-Strukturen eines Unternehmens „so schlank wie möglich zu gestalten“. Dazu setze kaneo verstärkt Open-Source-Softwareprodukte ein, sagt Kammlott: „Durch den offenen Quellcode haben wir viel mehr Möglichkeiten, Schnittstellen miteinander zu verzahnen. Dementsprechend ist die ganze IT-Welt, die wir aufbauen, viel besser aufeinander abgestimmt.“

Hardware-Aufrüstung meistens unnötig – Ursachenforschung wichtig

Wenn bei Unternehmen die Performance hakt und der Speicher zunehmend voller wird, sei oftmals nicht die Serverkapazität das Problem, sondern die laufenden Prozesse, die den Server unnötig belasten und größtenteils vermeidbar sind. Backup-Prozesse, Datenbankreplikationen oder Updates seien besonders starke Kapazitätsfresser. kaneo betreibt bei seinen Kunden ein Monitoring, um leistungshindernde Prozesse festzustellen und diese einzudämmen. „Wir analysieren genau, welche Prozesse wann laufen und welchem Zweck sie überhaupt dienen. Dann stellen wir häufig fest, dass der Server tagsüber nur wenig ausgelastet ist, aber dann die Spitzenlasten nicht abfangen kann“, so Kammlott.

kaneo kann IT-Ressourcen um 50 Prozent reduzieren

Anschaulich erklärt die Expertin an einem gängigen Praxis-Beispiel, wie beim internen Datenaustausch unter Mitarbeitern selbst kleine Datenmengen einen unverhältnismäßig hohen Traffic produzieren können: Wird eine einfache PowerPoint-Datei per Mail versendet, verdreifacht sich die Datei schon allein durch den Versand. Die Präsentation sei unweigerlich auf zwei Rechnern gespeichert, anschließend fänden nachts Datensicherungen statt, wobei E-Mails nochmal unter einem zusätzlichen Schutz stehen. Solchen Beanspruchungen tritt kaneo mit intelligenten Lösungen entgegen, indem der IT-Dienstleister dem Kunden durch eine individuelle Analyse Maßnahmen aufzeigt, wie das jeweilige Unternehmen rund 50 Prozent seiner bisherigen IT-Aufwendungen einsparen kann.

Cloud-Nutzung allein kein Allheilmittel beim Thema Green-IT-Consulting

Immer mehr Unternehmen tendieren zu Cloud-Anwendungen, durch den vermehrten Homeoffice-Einsatz hat diese Entwicklung zusätzlich Fahrt aufgenommen. Doch wie zielführend ist der Einsatz einer Cloud wirklich? Und können Firmen nun gänzlich auf lokale Systeme verzichten und sich damit gleichzeitig ökologisches und digitales Arbeiten auf die Fahne schreiben? Die Mischung macht’s laut Nele Kammlott: „Wenn die Performance nicht stimmt, nützt dem Anwender die beste Cloud nichts.“ E-Mail-Dienste, Website-Inhalte oder Backups gehören dennoch unbedingt in die firmeneigene Cloud. „Wir entwickeln für unsere Kunden die richtige Mischform mit einer Serverinfrastruktur vor Ort und Anwendungen im Rechenzentrum.“

Kammlotts Appell an die öffentliche Verwaltung: ökologisch vorweg gehen

Kammlott, die zudem als Vorstand beim Verband UnternehmensGrün, dem Bundesverband Nachhaltige Wirtschaft, tätig ist, nimmt die öffentliche Verwaltung, Schulen und Behörden in die Verantwortung, umweltfreundlicher und nachhaltiger zu arbeiten. Steigende Herstellerabhängigkeit könne durch Open-Source-Softwareprogramme weichen, die mehr Selbstbestimmung im digitalen Handeln ermöglichen. Kammlott und ihr Unternehmen gehen mit gutem Beispiel voran: Seit Kurzem produziert kaneo den Strom für die eigenen Server selbst. Schöner Nebeneffekt – dies wirkt sich zwangsläufig auch positiv auf die CO₂-Bilanz der Kunden aus.

Das gesamte Interview von Nele Kammlott über Green IT-Consulting mit der BIT ist unter https://www.emagcloud.com/bitverlag/BIT_052020/page_16.html nachzulesen.

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Corona und Homeoffice

kaneo Marketing — Tue, 15 Dec 2020 08:48:29 +0000

Wie wir alle wissen, hat das Jahr 2020 mit der COVID-19-Pandemie das gesellschaftliche und wirtschaftliche Leben in ihren Grundfesten erschüttert. Viele Unternehmen sahen und sehen sich der Verantwortung gegenüber, ihre Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken oder diesen zumindest die Möglichkeit zu bieten, vom heimischen Arbeitsplatz aus zu arbeiten. Die meisten Betriebe mussten hier buchstäblich von heute auf morgen reagieren und verfügten dabei oftmals noch nicht über das nötige Know-how sowie die notwendigen Infrastrukturen und Hardwarelösungen. Dies hat zur Folge, dass Homeoffice-Rechner ein beliebtes Ziel für Hacker und andere Cyber-Kriminelle geworden sind. Damit Sie sich bestmöglich aufstellen können und für die Heimarbeit Ihrer Mitarbeiter gerüstet sind, präsentieren wir Ihnen unsere Checkliste zum Thema Corona und Homeoffice.

Homeoffice während Corona: Das sollten Unternehmen jetzt tun

Vor allem die IT-Abteilungen (wenn vorhanden) sahen sich in diesem Jahr großen Herausforderungen gegenübergestellt. Schließlich mussten sämtliche Mitarbeiter, oder zumindest ein beträchtlicher Teil davon, mit Laptops, Fernzugängen und Software für Videokonferenzen ausgestattet werden – und gegebenenfalls in deren Anwendung geschult werden. Auf einmal war ein immenses Tempo bei der Digitalisierung gefragt. Für viele ein zu hohes Tempo, um ein sicheres IT-Konzept aufzusetzen, das beispielsweise den Aufbau von VPN-Clients vorsieht. Mit solchen Lösungen kann ein Mitarbeiter via Internet vom heimischen Arbeitsplatz aus auf das Firmennetzwerk zugreifen. Einen solchen Client empfehlen wir Unternehmen dringend, um ihren Mitarbeitern von zu Hause aus einen sicheren Zugriff auf den Firmenserver zu ermöglichen. Diese und weitere Maßnahmen, um für sicheres Arbeiten aus dem Homeoffice zu sorgen, sind in der folgenden Checkliste zusammengefasst, die vom Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik veröffentlicht wurde.

Checkliste: 5 Tipps für Ihre IT-Sicherheit im Homeoffice

Klare IT-Regeln formulieren
Rund um die Themen IT- und Datensicherheit sollten verbindliche und nachvollziehbare Regelungen existieren. Richten Sie diese Vorgaben in schriftlicher Form an alle Mitarbeiter.
Auch zu Hause Sicherheitsvorkehrungen treffen
Auch in den eigenen vier Wänden kann man mit einfachen Maßnahmen für mehr Datensicherheit sorgen. Schließen Sie beispielsweise die Tür ab, wenn Sie den Arbeitsplatz verlassen und platzieren Sie Ihren Laptop nicht so am Fenster, dass der Bildschirm von außen eingesehen werden kann.
Verifizierbare Kontaktstellen
Schaffen Sie eindeutige Kommunikationswege und Kontaktstellen, die die einzelnen User verifizieren können.
Phishing ernst nehmen!
Gerade in der aktuellen Zeit, in der vermehrt von zu Hause aus gearbeitet wird, sind zahlreiche Phishing-Mails im Umlauf. Diese Nachrichten verfolgen das Ziel, sensible Daten abzugreifen – oftmals unter dem Vorwand, dass Passwörter zurückgesetzt werden müssen etc. Treffen Sie entsprechende Vorsichtsmaßnahmen und sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für diese Gefahr.
VPN nutzen
Achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiter beim Zugriff auf interne Ressourcen der Institution einen sicheren Kommunikationskanal gebrauchen. Besonders empfiehlt sich hier die Nutzung eines VPN-Clients. Informieren Sie sich über die realisierbaren Lösungen, sollten Sie noch nicht über eine entsprechende Infrastruktur verfügen.

Wenden Sie sich rund um Ihre IT-Fragen gerne an das kompetente Team von kaneo GmbH – green IT solutions. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

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Impulsvortrag von Nele Kammlott auf dem Digital-Gipfel 2020

kaneo Marketing — Tue, 15 Dec 2020 08:42:47 +0000

Seit 2006 richtet das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie den Digital-Gipfel aus. Der Kongress soll eine Plattform zur Gestaltung der Digitalisierung und der Digitalen Transformation von Gesellschaft, Wirtschaft und Staat in Deutschland darstellen. Unter den Rednern auf dem Digital-Gipfel 2020, der am 30.11. und 01.12. aufgrund der anhaltenden COVID-19-Pandemie in virtueller Form abgehalten wurde, war auch Nele Kammlott, Geschäftsführerin der kaneo GmbH – green IT solutions.

Einsparung von Ressourcen durch Open-Source-Lösungen

Unter dem Thema „Nachhaltige Software – Methoden und Praxis“ hielt Kammlott einen Impulsvortrag und erläuterte beispielsweise, wie durch die Umsetzung nachhaltiger IT-Infrastrukturen die IT-Ressourcen in Unternehmen in hohem Maße reduziert werden können. Sie verwies an der Stelle auf die hohe Bedeutung von Open-Source-Lösungen, da auf diese Weise genutzte Softwarelösungen besser aufeinander abgestimmt und permanent weiterentwickelt werden können. In der Konsequenz erfolgt eine bessere Ausschöpfung der verfügbaren Ressourcen und die benötigte Hardware kann nachhaltiger – weil über einen längeren Zeitraum – genutzt werden.

Große Chancen für den Arbeitsmarkt

Nele Kammlott betonte im Rahmen Ihres Vortrags auch, wie sehr sie sich eine Vorbildfunktion von der öffentlichen Verwaltung und anderen Einrichtungen wünsche. Wenn beispielsweise Schulen durch Homeschooling – also den digitalen Unterricht zu Hause – den Schülerinnen und Schülern Digitalkompetenzen vermittelten und eine Art Grundausbildung im Programmieren ermöglichten, entstünden große Potenziale für den gesamten Arbeitsmarkt, so die kaneo Geschäftsführerin weiter.

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Nele Kammlott spricht auf dem IHK-Sommerfest 2019

kaneo Marketing — Tue, 08 Sep 2020 11:17:19 +0000

Im August 2019 beging die Industrie- und Handelskammer (IHK) Lüneburg-Wolfsburg ihr Sommerfest. Rund 800 Gäste fanden sich in der Volkswagen Arena, Heimspielstätte des Fußball-Bundesligisten VfL Wolfsburg, ein. Der wohl prominenteste darunter: Niedersachsens Ministerpräsident Stephan Weil. Er sowie Andreas Kirschenmann, Präsident der IHK Lüneburg-Wolfsburg, und Dr. Martin Wansleben, Hauptgeschäftsführer des Deutschen Industrie- und Handelskammertags, waren sich im Gespräch einig, dass das Tempo in vielen Bereichen der deutschen Wirtschaft erhöht werden müsse. So betonte Kirschenmann: „Der Mittelstand ächzt unter bürokratischen Hürden und langen Wartezeiten. Beschleunigung muss bei der Planung von Infrastrukturprojekten der Normalfall werden“.

Im Rahmen des IHK-Sommerfestes kamen auch Gäste zu Wort, um zu konstatieren, dass die regionale Wirtschaft selbst zu einem höheren Tempo beitragen kann. Unter ihnen war neben Thomas Ulbrich, Mitglied des Markenvorstands Volkswagen für Elektromobilität, noch Nele Kammlott, geschäftsführende Gesellschafterin der kaneo GmbH. Sie betonte in ihrem Vortrag, dass die Möglichkeiten für die Gestaltungen einer nachhaltigen IT-Infrastruktur heutzutage größer seien als je zuvor.

Wenn Sie sich ein Bild von der gelungenen Veranstaltung machen möchten, bietet sich ein YouTube-Video des IHK-Sommerfestes 2019 an, in dem die Industrie- und Handelskammer einige Eindrücke zusammengestellt hat.

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Nele Kammlott als Referentin auf der Veranstaltung „regional.digital.kompetent“

kaneo Marketing — Tue, 08 Sep 2020 11:14:11 +0000

Die beiden großen Bewegungen der Digitalisierung auf der einen und Nachhaltigkeit auf der anderen Seite sind eng miteinander verknüpft und stellen eine bedeutende Chance für Organisationen, Unternehmen und ganze Regionen dar. Aus diesen neuen Möglichkeiten entstehen jedoch auch viele neue Anforderungen, was einen verantwortungsvollen Umgang mit Ressourcen – und nicht zuletzt mit unseren Mitmenschen – betrifft. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Zukunft auf soziale, ökologische und ökonomisch nachhaltige Weise gestaltet wird.

Im Rahmen der Veranstaltung „regional.digital.kompetent“, die am 14. November 2019 im Zentralgebäude der Leuphana Universität in Lüneburg stattfand, diskutierten Expert*innen aus Wirtschaft, Wissenschaft und Politik, wie sich die mit der Digitalisierung verbundenen Chancen für eine nachhaltige Entwicklung der Region einsetzen lassen. Inhaltlich bot der Abend neben einer Podiumsdiskussion diverse Praxisbeispiele sowie einen interaktiven Marktplatz, in dem sich alle Teilnehmer*innen zu einschlägigen Themen informieren und austauschen konnten. Für den Themenbereich „Impulse & Good Practices aus der Praxis“ trat unter anderem Nele Kammlott, geschäftsführende Gesellschafterin der kaneo GmbH, als Referentin auf mit ihrem Vortrag zum Thema „Warum sich Green IT für Unternehmen lohnt“.

Auf ihrer Website stellt die Leuphana Universität Lüneburg eine Zusammenfassung der Veranstaltung „regional.digital.kompetent“ als PDF-Foliensatz zum Download zur Verfügung. Außerdem können Sie bei Interesse einen Live-Mitschnitt der Veranstaltung nochmals im Video verfolgen.

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Nele Kammlott zu Gast beim Podcast „Das Digitale Sofa – Impulse!“

kaneo Marketing — Mon, 07 Sep 2020 11:09:33 +0000

Oliver Kemmann, Geschäftsführer und Gründer der Mainzer Digital-Agentur KEMWEB, bespricht in seinem Video- und Audio-Podcast „Das Digitale Sofa – Impulse!“ mit wechselnden Gästen die Frage, wie neuartige Technologien im Speziellen und die Digitalisierung im Allgemeinen unsere (Arbeits-)Welt beeinflussen. In Folge #57 des unterhaltsamen Formats war Nele Kammlott, Geschäftsführerin der kaneo GmbH, auf dem Digitalen Sofa zu Gast, um mit Kemmann über nachhaltige IT zu sprechen.

In der Podcastfolge erläutert Kammlott im Dialog mit dem Gastgeber, was sich überhaupt hinter der Bezeichnung „grüne IT“ verbirgt, was IT-Infrastrukturen und Digitalisierung mit Nachhaltigkeit zu tun haben und warum dieses Thema für jeden Einzelnen – nicht nur in der Arbeitswelt oder der Politik – von Bedeutung sein sollte. Die Geschäftsführerin von kaneo berichtet außerdem, wie sie auf die Idee kam, die zwei großen Bewegungen der Digitalisierung und Nachhaltigkeit zusammenzuführen und wie sie schlussendlich ihr eigenes Unternehmen gegründet hat.

Hören Sie unter folgendem Link kostenlos die ganze Folge des Digitalen Sofas: Impulse! Green IT mit Nele Kammlott

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Geschäftsführerin Nele Kammlott im Spiegel-Magazin bento

kaneo Marketing — Wed, 19 Aug 2020 07:30:30 +0000

Die kaneo GmbH – green IT solutions bietet nachhaltige IT-Lösungen für Unternehmen unterschiedlicher Größe. Firmen sind heutzutage mehr und mehr darauf besinnt, möglichst ressourcenschonend zu arbeiten – was auch den Bereich IT beinhaltet. In seinem Artikel „Streaming ist eine der größten CO2-Schleudern“ geht bento, das junge Magazin des Spiegel, auf das Phänomen der „Klickscham“ ein und lässt darin auch Nele Kammlott, Geschäftsführerin der kaneo GmbH, zu Wort kommen.

Kammlott beschreibt im Interview mit bento, wie wichtig es für Unternehmen sei, sich ihrer Verantwortung und digitalen Last bewusst zu sein und entsprechend grüne und somit zukunftsfähige IT-Lösungen zu wählen. Dabei gehe es weniger darum, wie gut oder schlecht ein Server seine Aufgaben verrichtet, sondern wie sehr dieser durch unnötigen Datenballast beansprucht wird, so Kammlott.

Die Geschäftsführerin der kaneo GmbH kritisiert im weiteren Verlauf des Artikels, dass beispielsweise Smartphones oder externe Festplatten viel zu billig produziert würden. Es könne kein digitales Umweltbewusstsein entstehen, wenn man lieber neu kaufe als auszumisten, betont Kammlott, die außerdem geschäftsführender Vorstand des Bundesverbands UnternehmensGrün ist. Letztendlich appelliert sie an jeden einzelnen, sich bewusst zu machen, dass ein Wust von Daten ebenso schädlich für die Umwelt sein kann wie die Emissionen, die beispielsweise durch Urlaubsflüge oder Autofahrten entstehen.

Lesen Sie hier den ganzen Artikel im bento Magazin: Streaming ist eine der größten CO2-Schleudern

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Nele Kammlott im Interview mit der Süddeutschen Zeitung

kaneo Marketing — Tue, 18 Aug 2020 07:22:00 +0000

Die kaneo GmbH – green IT solutions steht für nachhaltige IT-Lösungen und agiert als erfahrener IT-Dienstleister hauptsächlich im Großraum Hamburg. Dennoch erlangt das aufstrebende Unternehmen auch überregional mehr und mehr Bekanntheit. In ihrem Artikel „Mit Green IT in die Zukunft“ beleuchtet die Süddeutsche Zeitung das Phänomen der nachhaltigen IT-Sicherheit und arbeitet auf, wie sich die Kommunikation seit Mitte der 1990er Jahre grundlegend verändert hat.

In dem Beitrag kommt auch Nele Kammlott, Geschäftsführerin der kaneo GmbH, zu Wort. Sie räumt darin mit dem Vorurteil auf, dass größere Server automatisch auch besser seien. Ganz im Gegenteil: Sie betont, dass insbesondere viele kleine und mittlere Unternehmen davon profitieren, wenn die Serverlandschaft eher klein gehalten wird. Auf diese Weise seien die bereitgestellten Lösungen bedarfsgerecht, energiesparender und außerdem kosteneffizienter, so Kammlott, die auch dem geschäftsführenden Vorstand des Bundesverbands UnternehmensGrün angehört.

Aber Green IT erreicht noch mehr als Kostenersparnisse bei den Unternehmen: Studien belegen, dass immer mehr Bewerber der Generation Z darauf achten, dass Firmen verantwortungsbewusst mit ihren Ressourcen haushalten. Dementsprechend kann der Einsatz von Green IT maßgeblich zur Attraktivität eines Arbeitgebers beitragen.

Lesen Sie hier den ganzen Artikel: Mit Green IT in die Zukunft

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Papierloses Büro durch konsequente Digitalisierung

kaneo Marketing — Thu, 18 May 2017 09:27:58 +0000

Papierloses Büro durch konsequente Digitalisierung ?

In unserem Job als IT-Dienstleister für Unternehmen sprechen wir mit unseren Kunden über die Digitalisierung von Unternehmensprozessen, das automatische Versenden von elektronischen Rechnungen und Ansätze von Green by IT. An anderer Stelle stellen wir hingegen immer wieder fest, wieviel Papier man im Büroalltag doch noch verwendet.

Deshalb fragen wir: Wieviel Wunsch und wieviel Wirklichkeit hat das papierlose Büro im Jahr 2017 eigentlich?

Das papierlose Büro wurde vor über vierzig Jahren „erfunden“. In einem bis heute viel zitierten Artikel eines amerikanischen Wirtschaftsmagazins wurde 1975 die Zukunftsvision erstmals formuliert: Ab Anfang der 1980er Jahre, so die Prognose, werde sich die im täglichen Geschäftsablauf benötigte Papiermenge aufgrund fortschreitender Digitalisierungsmöglichkeiten drastisch reduzieren. Um 1990 herum werde man vorwiegend an computergestützten Arbeitsplätzen mit elektronischen Dokumenten arbeiten – das Büro der Zukunft werde ein „paperless Office“ sein.

Während einige Annahmen für unseren heutigen Arbeitsalltag erstaunlich treffsicher eintrafen, wie „Ferseher ähnliche Bildschirme“, über die es möglich sein werde „durch simplen Knopffdruck“ die komplette Firmenpost in Dateiform auszulesen, wartet das „papierlose Büro“ immer noch auf seine vollständige Ankunft in der Realität.

Trotz aller eingetroffenen Digitalisierung betreiben wir munter Papierverschwendung und holzten dafür noch bis 2012 weltweit Baumbestände in der Größe der Landfläche Kroatiens ab.

Quelle: Verband Deutscher Papierfabriken / WiWo

Papierlos arbeiten seit 1990?

Wir drucken aus, was das Zeug hält, schreiben unsere Ideen auf Notizzettel und malen uns To-Do-Listen und Brainstormings auf Papier…

Und Deutschland ist im Papierverbrauch pro Kopf und Jahr ganz vorne mit dabei.

Während ich mich für meine Recherche durch das umfangreiche – digital verfügbare! – Infomaterial arbeite, frage ich mich nach dem Warum? Warum ist das Papierlose Büro auch nach vierzig Jahren offenbar noch immer mehr Wunsch als Wirklichkeit? Und könnte – ja müsste – das nicht eigentlich längst ganz anders sein? Oder sind wir vielleicht näher dran an der Verwirklichung dieser Vision, als Viele glauben?

Wozu braucht man eigentlich überhaupt noch ein Blatt Papier?

Zum Schreiben?
Es gibt Tablets, Netbooks, Convertibles und andere mobile Eingabegeräte, auf denen sich prima jeder Gedanke festhalten lässt.
Zum Archivieren?
Es gibt digitale Archive, die überall verfügbar gemacht werden können.
Zur Korrespondenz für Kunden und Lieferanten?
Die selbstverständlich gewordene Nutzung von E-Mails macht den Postverkehr – auch für Unternehmen – nach und nach überflüssig.
Für Verträge, Steuerunterlagen und sonstige Dokumente?
Dokumente, die eine Unterschrift benötigen, könnten mithilfe digitaler Signaturen heute auch juristisch und /oder buchhalterisch sicher erstellt werden, ohne das ein Ausdruck erforderlich ist. Könnten… Hier gibt es auch von Ämter und Behörden noch einige Hürden.

Arbeiten ohne Zettel, Stift und Ausdrucke

Tatsächlich stieg der Papierverbrauch in den Büros dieser Welt seit Ende der 1980er Jahre noch einmal massiv an: Dank der Möglichkeit, die neuartigen digitalen Dokumente bequem am PC-Arbeitsplatz ausdrucken und so wieder in altvertrauter analoger Form verfügbar machen zu können… ;-)

Stark für das „Papierlose Büro“ machen sich im deutschprachigen Raum u. A. die Initiatoren der Paperless Pioneers Conference, die auch ein gleichnamiges Infoportal betreiben und der Blogger und Unternehmer Lars Bobach, der sich seit Jahren intensiv mit den Möglichkeiten des digitalen Arbeitens auseinandersetzt. International existiert sogar ein offizieller World Paper Free Day (dieses Jahr am 06.November).

Im „papierreduziert arbeiten“ sind wir heute eigentlich schon recht weit.

Eigentlich. Denn zwischen Theorie und Praxis klafft – wie so oft – eine große Lücke. Das hat wahrscheinlich – so lese ich bei meiner Recherche immer wieder – einserseits sehr viel mit dem Festhalten an liebgewonnenen Gewohnheiten zu tun.

Andererseits spielen aber gerade auf Unternehmensebene auch bürokratische Hürden, der schiere Aufwand (personell und finanziell), den größere Veränderungsprozesse notwendigerweise mit sich bringen und sogar einige Entwicklungen der Digitalisierung selbst eine Rolle. So hatten etwa die Visionäre von 1975 den Siegeszug der kostengünstigen Desktop-Drucker seinerzeit überhaupt nicht auf dem (digitalen) Zettel gehabt.

Trotz Gewohnheiten und einigen Hürden spricht so manches dafür papierlos zu arbeiten. Das Arbeiten ohne Stift, Zettel und Ausdrucke wird schließlich immer bequemer und damit auch leichter umsetzbar. Für den einzelnen Anwender ebenso wie für ein komplettes Unternehmen. Vorausgesetzt: Die entsprechenden Tools und Geräte stehen allen Mitarbeitern zur Verfügung, sind bedienfreundlich, sicher und effizient einsetzbar – und erfüllen vor Allem ihren Zweck.

Wie wird mein Büro das Papier los?

Von durchdachtem Drucken, digitalisierter Kommunikation und Whiteboard-Recycling

Eines der mit Abstand beliebtesten Schreibtisch-Utensilien bei allen Teamkollegen an meiner früheren Arbeitsstelle waren Post-Its. Die kleinen gelben Klebezettel wurden, mehr oder weniger lesbar beschriftet, auf so ziemlich alles geklebt, was verfügbar war. Vom PC-Monitor bis zur Kaffeetasse. Kommunikation per Zettelwirtschaft. Irgendwie sympathisch, scheinbar total praktisch und auf jeden Fall die totale Papierverschwendung.

©chorus.co

„Schicken Sie mir das nachher per Mail, faxen Sie’s an die Zweigstelle und drucken Sie’s auch noch zweimal aus“

Ein seinerzeit noch selbstverständlicher Bestandteil der Bürotechnik waren Faxgeräte. Die plumpen Kästen mit ihren verpixelten Ausdrucken erschienen mir damals schon anachronistisch. Überhaupt wurde ständig etwas gedruckt, vervielfältigt und abgeheftet. Die typische Ansage von Vorgesetzten, alles doppelt und dreifach vorzuhalten, habe ich noch gut im Ohr.

Und heute? Meine gesamte Arbeit an diesem Artikel steht auf keinem Blatt Papier.

Papierreduziert arbeiten bei kaneo: Keine ad-hoc Entscheidung, sondern ein Prozess

Von heute auf Morgen haben wir das mit dem Papierverzicht allerdings auch bei kaneo nicht hinbekommen. Es braucht schon einiges an Organisation, sich-bewusst-machen von Gewohnheiten und Selbstdisziplin, um die Papierflut im Büro tatsächlich nachhaltig eindämmen zu können.

Digital arbeiten und Infos teilen

Wo ich noch vor zwei-drei Jahren meine Ideen händisch auf einen Block gekritzelt hätte (um mich Stunden später zu fragen, was ich da eigentlich geschrieben habe), werden dieselben Ideen heute selbstverständlich von mir direkt in einer Notiz-App festgehalten. Bei Bedarf kann ich alles auch – passwortgeschützt versteht sich – in einem digitalen Projekt-Ordner in der Cloud ablegen und damit meinen kaneo-Teamkollegen zugänglich machen. Die anderen im Team machen es genauso.

Druckerkontrolle

Ganz ohne Papier geht es freilich nach wie vor nicht. Wir versuchen deshalb bei kaneo täglich, die Zahl der Druckvorgänge möglichst gering zu halten. Bevor ich etwas ausdrucke, überlege ich inzwischen dreimal, ob sich der Inhalt nicht doch in Dateiform viel besser bearbeiten, teilen und aufbewahren lässt als auf Papier (was meistens tatsächlich der Fall ist…). Dabei helfen uns manchmal auch ganz simple Tricks: z.B. die Hardwareeinstellungen grundsätzlich auf doppelseitiges Drucken festzusetzen oder den internen Druckmanager für eine ständige Kontrolle des Papierverbrauches (inkl. Warnhinweise, falls zuviel gedruckt wurde) nutzen. Und wenn wir etwas ausdrucken, dann natürlich auf Recyclingpapier.

Mehrfachverwendung

So haben wir z. B. unsere Flipcharts abgeschafft und durch Whiteboards mit Magnetpins ersetzt.

Die Karten fürs Whiteboard sind zwar aus Kartonpapier (Reccylingpapier) lassen sich aber prima mehrfach verwenden, wenn man einfach die Rückseite mit benutzt… Notizzettel und Fehldrucke werden ebenfalls mehrfach verwendet – wenn nicht komplett doppelseitig bedruckt.

Unternehmensprozesse digitalisieren

Eine unserer wichtigsten Stützen auf dem Weg zu papierlosen Arbeitsabläufen, das zeigt sich immer wieder, ist unser ERP-System (demnächst mehr dazu auf dem kaneo-Blog). Als IT-Dienstleister haben wir es selbst entwickelt, um eine möglichst perfekte Abstimmung auf all unsere unternehmerischen Anforderungen und Prozesse gewährleisten und mögliche Rebound-Effekte und Doppelarbeit zu vermeiden.

Durch eine funktionale ERP sinken tatsächlich nicht nur Zeit- und Kostenaufwand bei vielen Abläufen, sondern auch unser Papierverbrauch.

Korrespondenz und Kommunikation

Und was mit dem täglichen Austausch im Team anfängt, hört bei der Kommunikation nach außen noch lange nicht auf. Praktisch unsere gesamte Korrespondenz läuft mittlerweile digital. Vom Schriftverkehr mit Kunden und Lieferanten, über die Erstellung von Angeboten und den kompletten Rechnungslauf lassen sich alle Vorgänge effizient abwickeln, ohne ein einziges Blatt Papier ausdrucken zu müssen. Um das zu ermöglichen reicht es natürlich nicht aus, wenn wir nur intern auf Papierreduktion achten. Deshalb bezieht kaneo auch sämtliche Lieferanten mit ein:

Wir sprechen mit allen darüber, wie sie uns z.B. durch den konsequenten Verzicht auf Papierrechnungen aktiv bei unseren Umweltschutzmaßnahmen unterstützen können. Unverständnis begegnet uns dabei so gut wie nie. Alle unterstützen unser Vorhaben aktiv.

Das liegt sicherlich daran, dass kaneo am liebsten mit Unternehmen zusammenarbeitet, denen nachhaltiges Denken und Handeln ebenso viel bedeutet wie uns ;-) Es liegt aber eben auch an den (unter Umweltschutzaspekten definitiv positiven) Folgen der Digitalisierung.

Verbesserungspotenzial im Vertrieb und Vertragswesen

Natürlich sind wir – nicht zuletzt wegen meiner Recherche für diesen Beitrag – mit uns kritisch ins Gericht gegangen. Dabei haben wir festgestellt, dass unser Technik-Team weitestgehend papierfrei arbeitet, weil auch sämtliche Kundeninformationen digital im System hinterlegt sind.

Gedruckt wird bei uns vor Allem im Vertrieb und im Vertragswesen. Hier drucken wir oft noch ganz klassisch für die Unterzeichnung von Angeboten und Verträgen. Nele hat erzählt, dass sie bei aller Digitalisierung, manchmal aber auch gerne etwas in der Hand hält. Deshalb gibt es unseren beliebten Leitfaden auch in gedruckter Form – natürlich auf Recyclingpapier mit Biofarben und Ökostrom gedruckt von unserem Partner grün gedruckt.

Erfolgreich papierreduziert arbeiten

5 Argumente für das papierlose Büro und 5 Einwände

5x gute Gründe

#1: Verfügbarkeit von Dokumentations-Tools

Auf dem Markt finden sich heute zahlreiche Notiz-Apps für alle Anwendungszwecke, ob privat oder professionell, die einen Verzicht auf Stift und Zettel ermöglichen sollen. Auch Features wie Sprach-Memos und Handschriftenerkennung werden häufig unterstützt.
Mobile Eingabegeräte wie Tablets oder Convertibles können, ausgestattet mit entsprechenden Apps und ggfls. zusätzlichen Hilfsmittlen wie z.b. digitalen Eingabestiften, mittlerweile als vollwertiger Ersatz für ein klassisches Notizbuch dienen. Mitarbeiter können ihre persönlichen Notizen und Dokumente privat und für niemanden sonst sichtbar auf dem Gerät oder in der Cloud speichern. Alles, was auch für die Kollegen zur Verfügung stehen soll – vom Scribble für die neue Kampagne bis zum Protokoll der letzten Team-Sitzung – kann direkt vom Gerät aus online gestellt oder mit einem ausgewählten Personenkreis geteilt werden

#2: Stabile Internetzugänge als Standard

Noch vor 15 Jahren wäre ein komplett digital organisiertes Büro nicht zuletzt an langsamen Internetverbindungen im Unternehmensnetzwerk gescheitert. Dank besserer Serverleistungen und der steigenden Verbreitung von VDSL, LTE und (stabilen)Wlan Zugängen stellt dieser Aspekt heute kaum noch ein Hindernis dar, wenn es darum geht, Dokumente jederzeit zuverlässig abrufbar zu halten. Hinzu kommt: Ein digitales Archiv lässt sich ungleich leichter vervielfältigen als eines auf Papier. Ein wichtiger Aspekt, auch wenn es um Backups geht.

#3: Cloud-Dienste setzen sich durch

Durch die vermehrte Nutzung von Cloud-Speicherdiensten und die Weiterentwicklung cloudbasierter Anwendungssoftware können heute auch umfangreiche (Papier)Archive digitalisiert und sicher gespeichert werden. Und es lassen sich Kosten sparen: Anwendungen, die z.B. für die Organisation des papierlosen Desktop-Arbeitsplatzes nötig sind, müssen nicht mehr aufwändig und teuer auf allen Endgeräten installiert werden, sondern stehen via Cloud-Anbindung allen Mitarbeitern – auch auf deren mobilen Geräten – zur Verfügung.

#4: Einzug digitaler Mediennutzung in den Alltag

Digitale Kommunikation ist für uns im täglichen Leben im Zeitalter von Smartphone und Social Media zur Selbstverständlichkeit geworden. Wir scrollen uns durch Apps und Online-Ausgaben anstelle von Druckerzeugnissen. Wir mailen, posten und chatten, wo wir früher Briefe oder Postkarten geschrieben hätten. Was immer man von diesem digitalen Kulturwandel auch hält: Ein Abschied von der Papierkommunikation am Arbeitsplatz und der Einstieg in digitale Notiz- und Organisations-Tools werden dadurch ungemein erleichtert.

#5: Elektronische Signaturen und rechtliche Anerkennung digitaler Dokumente

Mit der rechtlichen Gleichstellung von elektronischen Rechnungen mit klassischen Papierrechnungen hat Deutschland bereits 2011 eine bedeutende Weiche in Richtung Digitalisierung gestellt. Die Online-Rechnung entwickelt sich seither verstärkt zum unternehmerischen Normalfall. Selbst offizielle Dokumente, wie z.B. Verträge aller Art, die eine rechtsgültige Unterschrift benötigen, müssen heute nicht mehr zwingend in Papierform vorliegen. Elektronische Signaturen und Siegel können immer häufiger den Füller beim Notar ersetzen: Näheres regelt die „eIDAS-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste“ mit deren Inkraftreten im Juli 2016 die deutsche Gesetzgebung eine entsprechende EU-Verordnung umgesetzt hat. Eine knappe und gut verständliche Zusammenfassung der aktuellen Vorschriften zur digitalen Buchhaltung findet sich z.B. hier.

5x mögliche Einwände

#1: Gewohnheit

Ein Faktor, der im Zusammenhang mit Veränderungsprozessen kaum überschätzt werden kann. Eingetretene Pfade zu verlassen fällt niemandem leicht. Menschen greifen nun einmal gerne zu Gewohntem und erledigen Dinge so, wie „man das schon immer gemacht hat“. Nämlich auf Papier. Mehrere Jahrtausende in der Geschichte des Papiers als Arbeits- und Dokumentationsmaterial der Menschheit lassen sich nicht mal eben so von knapp vier Jahrzehnten Digitalisierung überdecken.

#2: Zurückhaltung bei Investitionen

Die meisten Tools und Geräte, die ein papierloses Arbeiten ermöglichen, sind erst vor kurzer Zeit entwickelt worden. Für Unternehmen stellt sich die Frage, wie ausgereift und „zukunftssicher“ diese Technologien tatsächlich sind. Lohnt sich die Investition schon jetzt oder sollte man lieber noch ein paar Jahre verstreichen lassen, bis sich die besten Anbieter auf dem Markt durchgesetzt haben? Wer als Unternehmen nur über ein kleineres Budget für technische Neuanschaffungen verfügt, wartet derzeit möglicherweise lieber noch ab. Für große Konzerne hingegen stellt weniger die finanzielle als die logistische Umsetzung der Digitalisierung die größte Herausforderung dar. Sämtliche Mitarbeiter an sämtlichen Standorten auf Papierentzug zu setzen und statt dessen mit digitalen Alternativen auszustatten, kann, etwa durch anfallende Schulungen, einen enormen zeitlichen und personellen Aufwand erfordern.

#3: Ausdrucken ist billiger als digitalisieren

Wer es mit dem Papierlosen Büro ernst meint, darf sich nicht darauf beschränken, die Zahl der Ausdrucke in Zukunft zu reduzieren. Es müssen auch die Papierberge in den Archiven angegangen werden. Und da stehen die erwartbaren Kosten für Personal- und Technikaufwand einer vollständigen Digitalisierung aller Archiv-Dokumente leider in vielen Fällen im krassen Gegensatz zu den laufenden Ausgaben für den Unterhalt von Druckgeräten und die Anschaffung von Büromaterial.

#4: Sicherheitsbedenken bzgl. Cloud-Diensten

Zwar nimmt die Zahl der cloudbasierten Anwendungen auch im Unternehmensbereich weiterhin stetig zu und Sicherheitsaspekte spielen inzwischen eine weit bedeutendere Rolle bei den Geschäftsmodellen der Anbieter von Cloud-Diensten als noch vor wenigen Jahren. Aber die Bedenken bleiben. Während 2016 in einer Studie rund die Hälfte aller befragten deutschen Unternehmen die Bereitschaft signalisierte, innerhalb der nächsten zwölf Monate virtuelle Arbeitsplätze mit Cloud-Anbindung bereitstellen zu wollen, äußerten sich parallel drei Viertel aller Teilnehmer einer weiteren Studie skeptisch zum Thema Cloud und Datenschutz. Als größtes Sicherheitsrisiko gelten den Unternehmen alllerdings nicht die Richtlinien der Anbieter sodern vielmehr der sorglose Umgang vieler Mitarbeiter mit den Daten in der Cloud. Kein Vertrauensvorschuss für das Verteilen von virtuellen Post-It Blöcken.

#5: Kompatibilitätsprobleme mit Kunden und Lieferanten

Was nützt das bestorganisierte papierreduzierte Büro, wenn die eigenen Kunden, Zulieferer und verbundene Unternehmen, ihrerseits keine Anstrengungen in dieser Richtung unternehmen? Schließlich kann man ja nicht allen anderen verbieten, weiterhin den klassischen Postweg zu nutzen. International greifen zudem nach wie vor nicht überall einheitliche Standards, was die Rechtsicherheit von digitalen Dokumenten betrifft. Und zu guter Letzt: Was ist eigentlich mit Warenlieferungen und dem anfallenden Verpackungsmüll? Hier den Papieranteil zu reduzieren bedeutet fast zwangsläufig, noch stärker auf die Verwendung von Kunststoffen – und die damit einhergehende Umweltbelastung – zu setzen. Ein papierloses Büro, das solches bereit wäre in Kauf zu nehmen, hätte eines seiner bedeutendsten Ziele verfehlt: die Nachhaltigkeit.

Fazit: Das Papierlose Büro kommt (noch) nicht …

… aber das papierreduzierte Büro ist heute schon möglich

Wagen wir zum Schluss eine Prognose: Die weitere Digitalisierung des klassischen Büroarbeitsplatzes wird den nötigen Papierverbrauch innerhalb der nächsten Jahre und Jahrzehnte (bleiben wir realistisch) sinken lassen. Das komplett papierlose Büro ist viellecht nicht umsetzbar – aber ein radikal papiereduziertes schon.

Als Unternehmer werden wir lernen, unsere Arbeitsabläufe so zu optimieren, dass wir immer weniger davon auf Papier drucken müssen.

Moderne ERP-Systeme werden uns dabei helfen . Als Mitarbeiter werden wir uns gewöhnen an eine neue Art, uns Notizen zu machen. So wie wir uns daran gewöhnt haben, immer und überall ein Telefon mit uns zu tragen oder das Internet zu nutzen.

Behörden und andere staatliche Institutionen werden weiterhin nachziehen und die gesetzliche Grundlage für den digtalen Geschäftsbetrieb (inklusive verbindlicher Regeln für Angebot und Nutzung von Cloud-Diensten) international anpassen.

Nach und nach wird es zur Normalität werden, dass Informationen abgespeichert werden. Und nicht etwa abgespeichert und ausgedruckt. Drucker werden uns irgendwann so anachronistisch vorkommen wie heute Faxgeräte. Oder wie Röhrenfernseher.

Trotzdem werden wir vielleicht noch mal ab und an etwas ganz besonders wichtiges auf einem Blatt verewigen. Mit einem echten Stift. Wenn wir uns dabei ganz sicher sind, dass es sich nicht um Papierverschwendung handelt.

Quellen:

(1) The Office of the Future, Bloomberg Businessweek, June 30 1975

(2) The paperless office: Why it never happened. , itproportal, March 09, 2012

(3) https://www.chorus.co/filters/web/information-architecture

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